Stefanie Jahn

Schreiben & Gestalten mit Empathie

3 Tipps für besseres Zeitmanagement mit Pultordner, 72-Stunden-Regel und Tada

Über Pultordner, 72-Stunden-Regeln und Tada

Hej!

Wie versprochen berichte ich in den ersten Posts über Tipps, die mir in meiner Gründungsphase über den Weg gelaufen sind. Manches hast du vielleicht auch schon gehört. Manchmal wird die eine oder andere Sache allerdings unter einem Stapel von Aufgaben auf dem Schreibtisch begraben und so ist es gut, wenn jemand einen daran erinnert. In diesem Fall erinnere ich dich gerne 😉

Aber es könnte natürlich auch sein, dass du etwas ganz Neues hier lernst. Wie auch immer! Ich freue mich auf jeden Fall, dass du wieder dabei bist und meinen Blog liest.

Heute möchte ich über Orga- und Zeit-Management-Tipps berichten. Drei Tipps genau, die dir helfen, dass du am Ball bleibst und das Tor nicht aus den Augen verlierst.

 

Die 72-Stunden-Regel ist ein guter Tipp gewesen. Danke, Anke Tielker*!

Ein Tipp, der mir sehr geholfen hat, kam von einer Dozentin aus der Coachingreihe und zwar die 72-Stunden-Regel. Schon einmal davon gehört? Nein? Ich bis zu dem Zeitpunkt ehrlich gesagt auch nicht. Von wem die 72-Stunden-Regel ursprünglich ist, konnte ich leider nicht herausfinden. Sie besagt, dass eine Sache nur an Fahrt aufnimmt, wenn sie innerhalb von 72 Stunden angestossen wird. Das heißt, du hast 72 Stunden Zeit, eine Idee oder eine Aufgabe anzufangen. Wenn du diese überschreitest, liegt die Wahrscheinlichkeit nur noch bei einem Prozent, dass du sie überhaupt umsetzt.

 

72 Stunden hast du Zeit, um den Stein ins Rollen zu bringen.

Zwei Beispiele dazu: Im Seminar habe ich mir jeweils eine Notiz zu „Google my Business“ und eine zu „104 im Quartier“ mit Ausrufezeichen gemacht, da ich beides sehr interessant fand und weiterverfolgen wollte. Nun hatte ich nach dem Seminar 72 Stunden Zeit, um diese Notizen wieder hervorzuholen und zumindest den ersten Schritt zu machen. Ich habe die „104 im Quartier“-Notiz nicht in den 72 Stunden hervorgeholt und für viele Wochen unter vielen anderen Notizen begraben. Ich habe sie bis jetzt nicht umgesetzt. Aber wer weiß, vielleicht habe ich es mit diesem Blogartikel noch einmal neu angestossen?! Die „Google my Business“-Notiz habe ich im Gegensatz dazu hervorgeholt und angefangen, sie gleich in die Tat umzusetzen und siehe da, es hat geklappt. Es ist vielleicht noch nicht abgeschlossen, aber Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. 😉

Seitdem nehme ich mir vor, Ideen, Notizen und Aufgaben wenigstens zeitnah in Gang zu bringen, denn von den ungenutzten Notizhaufen habe ich genug. Wie sieht es bei dir aus? Ist für dich so eine Methode auch sinnvoll?

 

Pultordner?!

Hast du schon einmal was von Pultordnern oder Wiedervorlagen gehört? Nein? Ich auch nicht! Und dann kam dieses Wort gleich bei zwei Dozentinnen über die Lippen und ich habe mir gedacht, dass ich mir das vielleicht mal näher ansehen sollte. Ich habe also nicht nur dazu recherchiert, sondern mir gleich einen angeschafft. Du kannst sie eigentlich in jedem Geschäft für Bürobedarf finden. Oben auf dem Bild ist mein Pultordner zu sehen. Er ist ganz schlicht. Du musst dir ihn einfach wie eine Mappe vorstellen, die erst mit Zahlen von 1-31 unterteilt ist und anschließend folgen die Monate. 

 

Pultordner für das Einhalten von Terminen nutzen.

Für Termine, die ich per Post bekommen habe, wie zum Beispiel für den Gründungszuschuss, hat es perfekt funktioniert. Das Prinzip ist, dass die Zahleneinschübe für den laufenden Monat gedacht sind und alles, was in den darauffolgenden Monaten kommt, kommt in den entsprechenden Monat. Wenn der nächste Monat dran ist, nimmst du die Dokumente etc. aus dem Monat heraus und verteilst sie auf die entsprechenden Tage. Zum Beispiel habe ich gerade, alles, was im November lag, in den vorderen Zahlenteil sortiert. Jeden Tag schaust du nun, was am nächsten Tag ansteht, und/oder was heute unter dem entsprechenden Tag zu finden ist.

Es funktioniert für mich, wie gesagt gut, für Termine, zu denen ich ein Formular mitnehmen oder ausfüllen muss. Ich habe diese teilweise auch ein paar Tage vorher hineingelegt, damit ich sie in Ruhe ausfüllen konnte und habe sie dann ausgefüllt in den Tag verschoben, an dem ich sie brauchte.

 

Pultordner für die Steuererklärung als Sortiermappe nutzen.

Es gibt Pultordner auch ohne Zahlen- und Monatsteil. So einen habe ich mir für meine Buchhaltung angeschafft. In diesen sortiere ich dann Rechnungen etc., die ich später für die Steuererklärung benötige. Auch wenn du eine:n Steuerberater:in beauftragst, wird sich sie/er sicherlich über deine Sortierung freuen 😉

 

To do wird zu Tada! Oder?

Etwas, was ich in den letzten Wochen immer wieder gesehen habe, ist der Austausch von einem Vokal in dem englischen Infinitiv „to do“. Das „o“ wird durch ein „a“ ersetzt und herauskommt der freudige Ausruf „Tada“. Hast du dich auch schon gefragt, was es damit auf sich hat? To-do-Listen hast du bestimmt schon etliche geschrieben, aber auch schon Tadas? Ich habe es gerade erst ausprobiert und ich muss sagen, dass ich überrascht bin, wie gut es sich anfühlt. Es kommt doch mehr zusammen, als man denkt.

 

Bei einer Tada-Liste werden die To-dos nicht einfach in Tadas umgewandelt.

Die Tada-Liste kannst du entweder ganz am Ende des Tages erstellen oder über den Tag führen, indem du alles aufschreibst, was du geschafft hast. Oft habe ich das Gefühl am Ende des Tages nichts geschafft zu haben und nur wenige Haken auf meiner To-do-Liste machen zu können. Doch liegt es einerseits daran, dass die To-dos recht groß gesteckt sind und nicht einfach an einem Tag erledigt werden können. Andererseits passieren im alltäglichen Leben auch unvorhergesehene Dinge, wie ein unerwarteter Anruf oder einfach etwas, was ich mir vorgenommen habe, hat länger gedauert als geplant. Und trotzdem ist etwas passiert. Vielleicht die benötigte Ruhephase mit Selbstfürsorge oder ein neuer Impuls, der mich weiter gebracht hat, aber nicht auf meiner To-do-Liste stand.

Welche Listen führst du so in deinem Business? Schreibst du dir auch Tadas auf?

Herzliche Grüße und bis zum nächsten Mal!
Stefanie

*Anke Tielker ist Expertin in Sachen Akquise. Schaut gerne bei ihr vorbei! Hier geht es zu ihrem Webauftritt.

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